|
Als communicatiespecialist moet je verschillende competenties onder de knie hebben, wil je je taak optimaal kunnen uitvoeren. Hieronder staan mijn competenties, die ik reeds eerder heb ontwikkeld.
Analyseren en onderzoeken
Het eerste wat iedere communicatiemedewerker doet, als hij of zij een probleem binnenkrijgt, is het problemen analyseren. Wat is het probleem en waarom is het een probleem? Op deze manier probeer je tot de wortel van het probleem door te dringen, om het uiteindelijk te kunnen oplossen.
Ieder probleem heeft zijn eigen omgeving en doelgroep. Een probleem kan zowel intern als extern zijn. Bij interne problemen is de omgeving vaak kleiner en werk je met een kleinere doelgroep. Externe problemen hebben een grotere omgeving en doelgroep.
Vaak zal je om een probleem duidelijk te krijgen, eerst een paar mensen moeten interviewen. Waarom denken zij dat er een probleem is en hoe denken ze dat je die kunt oplossen. Als communicatiespecialiste sta je meestal namelijk buiten de onderneming en je zult vragen moeten stellen aan de mensen met de werkelijke expertise, over wat zij denken dat de mogelijke oplossingen zouden kunnen zijn. Ook is het handig om te controleren of jouw visie klopt. Het is jouw taak om uiteindelijk de juiste beslissing te maken en advies te geven.
Communicatie is vooruit plannen. Wat er nu met een onderneming gebeurd, heeft invloed op het beeld wat mensen hier in de toekomst van zullen hebben. Het is daarom belangrijk om van te voren vast te stellen, hoe jij dit beeld wilt hebben, zodat er duidelijkheid ontstaat over waar er naar toe gewerkt wordt. Deze resultaten moeten meetbaar zijn zodat ze op een later tijdstip gecontroleerd kunnen worden.
Soms is het rondvragen en analyseren van een probleem niet genoeg om tot een oplossing te komen. Je zult dan een werkelijk onderzoek moeten opzetten om zo tot de kern van het probleem te komen. Hierbij begin je dan met het formuleren van een onderzoeksvraag, zodat het probleem duidelijk is.
Bij een groot onderzoek zoals een enquête, komen er vaak honderden antwoorden binnen. Het is onmogelijk om zo'n onderzoek met de hand uit te werken. Hiervoor wordt dan ook het programma SPSS gebruikt. Dit programma geeft de uitkomsten van het onderzoek ,die jij daarna zelf moet analyseren.
Er zijn problemen die simpelweg te complex zijn om zelf te regelen. Of het is bijvoorbeeld zo dat het doelgebied zo ver weg is, dat het niet mogelijk is om een onderzoek zelf uit te voeren, omdat jijzelf niet de expertise hebt over dit gebied. Dan is het nodig om een onderzoek uit te besteden aan een gespecialiseerd bedrijf
Wat zijn hierbij mijn sterke kanten en waar moet ik nog aan werken?
Ik ben in staat een probleem te herkennen en analyseren door middel van het analyseren van rapporten e.d. en het interviewen van betrokkenen.
Ik kan de omgeving en doelgroep van een bedrijf analyseren en hier een passend plan bij ontwikkelen, zowel voor korte als voor langere termijn. Uiteindelijk kan ik deze resultaten omzetten in meetbare waarden.
Ik kan zelfstandig een onderzoek opzetten, begeleiden en uitwerken, gebruikmakend van SPSS als ondersteunend programma. (zie ook de module Kwalitatief en kwantitatief onderzoek). Als het nodig is, kan ik een onderzoek uitbesteden aan een onderzoeksbureau en ben ik in staat de gegevens zelfstandig te interpreteren.
Ondertussen heb ik door mijn stages ook de nodige praktijkervaring opgedaan. Ik heb meerdere onderzoeken gedaan en inmiddels een goed beeld van de organisatiecultuur van InHolland.
Ontwerpen van (creatieve oplossings)strategieën
Bij het oplossen van een probleem zijn er altijd meerdere oplossingen. Vooral bij het oplossen van een extern probleem (zoals bijvoorbeeld het uitlichten van een nieuw product), is het belangrijk om zo creatief mogelijk te werk te gaan. Het publiek is snel blasé en daarom is het ook belangrijk om ieder plan zo creatief mogelijk uit te werken.
Soms is het aan jou de taak om iets nieuws te verzinnen. Hierbij kan je zo creatief mogelijk aan de slag gaan, mits je natuurlijk wel binnen de richtlijnen van je opdrachtgever blijven. Door op de hoogte te blijven van de trends in de markt, kan je deze zo nodig toepassen in jou case en zorg je voor innoverend oplossingen.
Je begint met een idee, oftewel een concept. Het is nodig dat jij dan dit concept begeleidt en opbouwt. Er is een kans dat niet iedereen het met je eens is. Daarom moet je effectief je eigen standpunt en argumenten naar voren kunnen brengen. Door op zoek te gaan naar gemeenschappelijke doelen, kan je tot overeenstemming komen en acceptatie bij beide partijen krijgen. Tevens voer je bewijsgronden aan die de voor of tegenzijde van een zaak belichten.
Vaak ben je ook een soort intermediair tussen beide partijen. Het is jou taak de partijen tot overeenstemming te brengen. Dit kan zowel direct (het naar elkaar brengen van een vakbonden en een werkgeversbond) als indirect ( een product onder de aandacht brengen bij de doelgroep)
Als communicatiemedewerker moet je goed op de hoogte zijn van de ontwikkelingen in het vakgebied, waar je actief in bent. Zo kun je voortijdig problemen signaleren en oplossen.
Uiteindelijk worden alle documenten door jou vastgelegd op papier en het is belangrijk dit op zo'n manier te doen dat men dit kan begrijpen. Realistische strategie en doelen op organisatie- en productniveau worden door jou vastgelegd en geëvalueerd. Dit doe je door een weloverwogen mix van middelen vast te stellen. Ook krijg je stukken van andere afdelingen onder ogen, die je soms zal moeten corrigeren of redigeren, voor je ze kan doorsturen naar belanghebbende instanties.
Wat zijn hierbij mijn sterke kanten en waar moet ik nog aan werken?
Ik vind het leuk om problemen op te lossen en ben hier graag zo creatief mogelijk in, maar let ook altijd goed op de wensen van de klant. Hierbij is het soms belangrijk je standpunt te verdedigen. Hier ben ik van nature niet erg goed, maar door goede voorbereiding van mijn standpunt, lukt het mij meestal toch om resultaat te behalen. Ik kan goed functioneren als intermediair omdat ik in staat ben beide kanten van een zaak te belichten Ik ben goed in het schrijven en redigeren van tekst en heb hier dan ook al de nodige ervaring mee. Bovendien schrijf ik graag en vind ik het ook leuk om dit soort dingen te doen. Met bedrijfsjournalistiek heb ik de nodige ervaring opgedaan als het gaat om interviewen en in mijn werk heb ik reeds ervaring opgedaan met het schrijven van zakelijke teksten. Ik vind het leuk om op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen en trends op verschillende gebieden. Ookal doe ik er lang niet altijd zelf aan mee, vind ik het belangrijk om goed op de hoogte te zijn van wat er gebeurt in de wereld..
Opdrachtgevers adviseren
Jij bent de vraagbaak als er problemen zijn op het gebied van communicatie. Het is dan ook jou taak communicatiedoelstellingen te herleiden uit organisatiedoelstellingen. Jij adviseert gevraagd en ongevraagd de belanghebbenden over communicatievraagstukken en kan het communicatiebeleid inpassen in het strategisch management van de organisatie. Uiteindelijk ben je het visitekaartje van de organisatie en moet je het bedrijf waar je werkt kunnen representeren bij beroepsbeoefenaars van gelijkwaardig niveau.
Je moet voor iedereen begrijpelijk zijn. Dat betekent je taal en terminologie aanpassen aan de mensen om je heen. Je moet je ideeën en meningen aan anderen duidelijk kunnen maken. Dit kan door gebruik te maken van duidelijk taal, gebaren en non-verbale communicatie. Door een rapport of document, dat de juiste opzet en structuur heeft, grammaticaal correct is en dat de juiste taal en terminologie voor de lezer bevat of door ideeën en feiten op heldere wijze presenteren, gebruik makend van ter zake doende middelen. Ook moet vragen kunnen analyseren en je deskundige opvatting geven.
Het is niet altijd mogelijk om alles zelf te doen. Soms zal je werk moeten uitbesteden, daarvoor moet je offertes aanvragen en boordelen, waarna je een briefing opstelt. Als je bij een reclame bureau komt te werken zal juist het tegenovergestelde vaak gebeuren. Je moet offertes opstellen en debriefings maken voor je klanten.
Wat zijn hierbij mijn sterke kanten en waar moet ik nog aan werken?
Heel veel van de punten die hier worden genoemd zijn pas echt te realiseren in de praktijk als je aan de slag gaat. Natuurlijk kun je oefenen in verschillende modules, maar je krijgt pas ervaring als je ziet hoe het er in werkelijkheid aan toegaat en iedere situatie is weer anders.
Hoewel ik heel duidelijk kan zijn in rapporten ben ik mondeling niet altijd even duidelijk. Ik kan echter wel weer heel goed vragen analyseren en beantwoorden. Ook kan ik zeer duidelijke en overzichtelijke briefings en andere schriftelijke middelen opstellen.
Processen organiseren
Eenmaal afgestudeerd is er kans dat jij aan het hoofd van een afdeling komt te staan. Daar geef je richting en sturing aan anderen in het kader van hun taakvervulling. Je stijl en methode van leidinggeven pas je aan, aan betrokken individuen, taken en situatie. Ook geef je leiding bij vergaderingen, zodat een gesteld doel bereikt wordt. Toch moet je nog steeds samenwerken. Je draagt bij aan een gezamenlijk resultaat, ook wanneer de samenwerking een onderwerp betreft dat niet direct van persoonlijk belang is. Er kan trouwens altijd iets misgaan. Daarom is het belangrijk dat je ook effectief blijft presteren onder tijdsdruk, bij tegenslag teleurstelling of tegenspel.
Je bepaalt doelen en prioriteiten en kan benodigde tijd, middelen, actie aan geven om bepaalde doelen te bereiken. Zo kan je hoofd- en subdoelstellingen vaststellen uit het geïntegreerde communicatieplan. Je kunt meetbare doelstellingen bepalen voor alle niveaus van communicatiemanagement op het niveau van kennis, houding en gedrag of op het niveau van competenties. Je kunt waar nodig de totstandkoming van de middelen delegeren, uitbesteden, begeleiden, accepteren en implementeren. Omdat je ook niet alles kunt, win je tijdig deskundig advies in van andere disciplines.
Soms moet je zaken onderzoeken. Dit kun je zelf doen, want je bent in staat een onderzoek op te zetten en de resultaten hiervan te verwerken. Een complex onderzoek zul je echter moeten uitbesteden en begeleiden.
Jij hebt de verantwoording voor het resultaat van de communicatieplannen. Daarom begeleid je de totstandkoming van audiovisuele middelen en nieuwe media. Je kunt grafische vormgeving, productdesign en omgevingsdesign begeleiden. Je coördineert overige voorkomende communicatieactiviteiten organiseren en coördineren.
Pers is de goedkoopste reclame die je kunt krijgen en bovendien heel belangrijk. Daarom kun je mondelinge en schriftelijke perscontacten organiseren en een database opstellen met alle relevante contacten. Als visitekaartje van het bedrijf kun je de organisatie representeren bij beroepsbeoefenaars van gelijkwaardig niveau.
Uiteindelijk ben je in staat op resultaatgericht wijze projecten beheersen, waarbij je budgetten opstelt en bewaakt.
Wat zijn hierbij mijn sterke kanten en waar moet ik nog aan werken?
Ik heb niet veel ervaring met leidinggeven maar wel met samenwerken. Ik ben niet te beroerd om iets voor een ander te doen, zolang de onderlinge sfeer goed is. Door de loop van de jaren heen heb ik verschillende communicatieplannen moeten schrijven en mijn sterke kant ligt hier bij het maken van de SWOT. Zelf heb ik al meerdere keren de visuele middelen voor een opdracht moeten maken en ook het schrijven van een storyboard gaat mij goed af. Ook heb ik al reeds een event georganiseerd. Door stages heb ik veel te maken gehad met pers en perscontacten. Weinig ervaring heb ik met het bijhouden van budgetten, maar dit kan ik compenseren met goede boekhoudkundige vaardigheden en werk op de administratie van Spindler Installatietechniek.
Evalueren
Alles wat je als communicatiedeskundige bedenkt, heeft behoefte aan nazorg. Het is jou taak om ervoor te zorgen dat elke communicatieactiviteit wordt geëvalueerd. Daarvoor moet je klachten verzamelen en rubriceren, de kwaliteit van communicatiemiddelen beoordelen en het effect van communicatiemiddelen meten. Indien nodig pas je het communicatieplan aan.
Ook ben je in staat de mensen om je heen te beoordelen. Je geeft feedback aan je collegas en bent in staat kritiek van hen te ontvangen. Je handhaaft algemeen aanvaarde sociaal en ethische normen in activiteiten die met de functie te maken hebben. Zo lever je een bijdrage aan de ontwikkeling van het communicatieberoep.
Wat zijn hierbij mijn sterke kanten en waar moet ik nog aan werken?
Evalueren is het minst leuke onderdeel van de communicatie, maar wel belangrijk. Ieder plan wat je hebt moet na afloop worden geëvalueerd. Omdat plannen op school niet werkelijk worden uitgevoerd is dit nogal moeilijk. Wel krijg je kritiek van medestudenten en ik kan hier goed mee omgaan. Ook kan ik feedback geven, ookal zal ik dit net zo snel doen.
Ondernemen
Als laatste moet je als communicatiedeskundige constant op de hoogte blijven van de veranderingen op de markt en hoe jou bedrijf daar op kan inspringen. Zo ben je gericht op de innovatie van producten en gebruik je onderzoeksresultaten als input voor beleidsaanpassingen (doel en strategie) op het strategische planningsniveau van geïntegreerde communicatie.
Je onderhoudt regelmatig contact met de klanten en opdrachtgevers en speelt in op verschuivingen van wensen van opdrachtgevers. Ook ben je pro-actief in het afleiden van issues uit politiek-bestuurlijke, technologische, sociaal culturele en economische ontwikkelingen en vertalen je deze naar kansen en bedreigingen voor de klant en opdrachtgever. Je bouwt een netwerk op en bent erop gericht zakelijke relaties aan te gaan, uit te bouwen en te verdiepen. Bovendien voer je klantrelaties in een bureausetting (sales en aftersales) uit.
Wat zijn hierbij mijn sterke kanten en waar moet ik nog aan werken?
De markt een stap voor zijn en op trends inspelen, vind ik een van de leukste dingen die er zijn. Als student kan je echter nog geen relatie opbouwen met mijn (niet bestaande) klanten dus dit is iets wat ik later zal moeten leren.
|
