Communicatieplan

Probleemstelling

Hoe kunnen we brandweermannen informeren over het feit dat ook vrouwen deel uit gaan maken van het team.

Deelvragen

-          hoe kunnen wij zorgen voor acceptatie in het team.

-          hoe kunnen we(eventuele) weerstand wegnemen.

Missie

De missie is om (meer) vrouwen bij de brandweer te krijgen, met daarbij het inzetten van verscheidene communicatiemiddelen om eventuele weerstanden vanuit de brandweer (de mannen) daarmee weg te nemen.

Doelstellingen

Met de communicatiedoelstellingen willen we het gewenste communicatie-effect te bereiken op kennisniveau (cognitief), op houdingsniveau (affectief) en op gedragsniveau (conatief).

-          Binnen een jaar dienen de mannelijke leden van het brandweerkorps te weten waarom de verandering noodzakelijk is, wat deze verandering voor hen betekent en welke mogelijkheden de organisatie in de nieuwe situatie voor hen heeft. (cognitief).

-          De brandweerlieden dienen binnen een jaar een positief gevoel bij de verandering te hebben en ten aanzien van de organisatie een positieve attitude te hebben. (affectief).

-          De brandweerlieden dienen binnen een jaar vrouwen als volwaardig lid van het team te zien (vrouwen op wie je kunt bouwen). (conatief).

Doelgroep

Doelgroep zijn de brandweermannen van de gezamenlijke brandweer in het havengebied van Rotterdam, met extra aandacht voor de kazerne Elbeweg. De doelgroep bestaat uit zon 70 mannen, waarvan ±20 allochtonen. Deze groep bestaat uit Marokkanen, Turken, Joegoeslaven en Surinamers. De gemiddelde leeftijd van de brandweermannen ligt rond de 35.

Huidige Cultuur

-          Ruw à Stoer , macho gedrag. = Geen betuteling, geen watjes, typische ruwe brandweerhumor

-          Afwisselend à Uitdagingen, risicosà stress

-          Taakgericht à Tijdens de uitruk gaat het om effectiviteit, functionaliteit

-          Teamworkà Hechte groep, familie à Er voor elkaar zijn

-          Vertrouwen à In elkaar, bij problemen moet men op elkaar kunnen reken

-          Liefde voor het werk à gevoel dat je belangrijk werk doet

-          Afgescheiden à Aparte hechte groep: Iedereen hierbuiten is buitenstaander

Er is een sterk gevoel van dat men een belangrijke rol in de samenleving vervult.

Technologie

Hoogwaardig technisch opgeleide specialisten

Doel van de organisatie

Dienstverlening aan burgers

Waarden

-          Zorgzaamà Zorgen voor mensen in noodsituaties

-          Sociaal à Huiselijk gevoel tussen uitrukken door

-          Taakgerichtà Klaar voor het werk

-          Trots à Voorbeeldfunctie naar buiten

-          Conservatief à Organisatie hecht zich erg vast aan oude normen

-          Uitdagend à Werk

Boodschap

De campagne voor de brandweer draait om de bewustwording van de brandweerlieden dat enerzijds het korps geen afspiegeling vormt van de samenleving en anderzijds dat de vrouw binnen het team taken kan vervullen. De samenvatting van deze boodschap is dat je op vrouwen kunt bouwen.

Om de toekomstige ontwikkelingen in het team te begeleiden, dient de nadruk te liggen op de rol van de vrouw binnen het team. Subonderdelen zijn de nieuwe mogelijkheden van specialisaties voor de mannelijke teamleden en de ondersteunende rollen van de vrouwen binnen het team.

Strategie

Voor de strategie maken we gebruik van de blauwdrukstrategie tezamen met de rooddrukstrategie.

We beginnen met de blauwdrukstrategie waarbij de communicatie hoofdsstrategie informeren is. We willen namelijk de weerstand reduceren door de brandweermannen te informeren, waarbij we via kennis naar verandering van houding kunnen gaan. Het informeren doen we in het begin vooral op een persoonlijke manier en in een later stadium zal er meer gebruik worden gemaakt van visuele middelen. Het belangrijkste is in het begin de duidelijke informatie over hoe, wat, waar en waarom. Bij het informeren zal het accent liggen op de inhoud, namelijk het nut en de noodzaak van de campagne en de resultaten van de verandering.

De rooddrukstrategie is ook erg belangrijk in onze strategie. Hier is de communicatie hoofdstrategie overreden en dialogiseren. Er gaat namelijk wat veranderen in de cultuur van de brandweer en het is van belang dat we de brandweermannen overtuigen dat deze verandering goed is voor de organisatie en dat deze verandering ook echt zal gaan komen. Door ze te stimuleren en te motiveren voor deze verandering willen we een gedragsverandering bij de mannen teweeg brengen

Door middel van 10 communicatiemiddelen, welke elkaar over een langere periode opvolgen, gaan we de brandweermannen informeren over de nieuwe ontwikkeling, namelijk de campagne dat er meer vrouwen bij de brandweer zullen gaan komen. Dit omdat men in elke beroepsgroep een afspiegeling van de samenleving wil laten terugkomen. Bij deze communicatiemiddelen zal in het begin de nadruk worden gelegd op parallelle media, eenrichtingsverkeer om de brandweermannen goed te informeren. Daarna zal meer nadruk gelegd worden op meer visuele middelen en communicatie in tweerichtingsverkeer, om zo de verwachtingen van de medewerker zelf (whats in it for me) aan bod te kunnen laten komen. Alleen door ze volledig te informeren en ze de kans te geven feedback te geven, kan de verandering succesvol worden. Het project zal de volgende naam/slogan hebben:

Vrouwen op wie je kunt bouwen

De communicatiemiddelen die zullen worden ingezet zijn de volgende:

Directiebrief

Een brief vanaf de directie waarin de informatiebijeenkomst wordt aangekondigd. Deze brief laten we vanaf de directie komen om te laten zien dat het daadwerkelijk een informatiebijeenkomst is waar de brandweer achter staat en geeft het daarmee ook een formele lading.

Informatie bijeenkomst

Op de kazerne Elbeweg werken 18 brandweermannen, elk in teams van 6 personen. Het is de bedoeling dat we als eerste deze brandweermannen gaan informeren via een informatie bijeenkomst. Dit om de reden dat ze dan ook tegelijkertijd feedback en vragen kunnen stellen. Of we de brandweermannen alle 18 tegelijk kunnen benaderen is nog niet helemaal duidelijk. Als dit niet kan dan zal de informatiebijeenkomst 2 keer worden gegeven. Eenmaal voor 12 personen en eenmaal voor 6 personen.

Artikel in de Tam Tam

In de Tam Tam (personeelsblad van de brandweer) zal een artikel verschijnen, met daarin in het kort wat er in de personeelsbijeenkomst is gezegd.

Intranet

Ondertussen staat alle informatie over de komende ontwikkeling op intranet, zodat men deze rustig kan doorlezen. Vragen kan men dan ook mailen naar één desbetreffend persoon(telefonisch of via een persoonlijk gesprek kan natuurlijk ook).

Ook zal er op het intranet een forum worden opgezet waarop men zijn of eventueel haar mening kwijt kan.

Posters

Om de brandweermannen ook visueel een beeld te geven van het hele gebeuren zullen er posters komen welke in de kazerne komen te hangen. Zodat ze ook op de werkvloer er al op een bepaalde manier mee in aanraking komen

Kaarten

Als vervolg op de posters zullen ook boemerangkaarten een onderdeel gaan vormen van de wat meer visuele communicatie.

Tam Tam artikel

De Tam Tam is het personeelsblad van de brandweer. Hierin willen we dan ook een artikel/ interview plaatsen over een vrouw welke al enige tijd bij de brandweer functioneert. Om zo te laten zien dat vrouwen best bij de brandweer kunnen werken.

Button

Om het geheel ook een wat informeler tintje te geven zullen er buttons komen die men als men op de kazerne is kan dragen. Hiermee kan de brandweer aangeven dat hij er voor is dat er vrouwen bij de brandweer komen.

Flyer

Als er al wat vrouwen zijn aangesteld bij de kazerne zal er een teamworkdag worden georganiseerd. Via een flyer zullen de brandweermannen en vrouwen hiervan op de hoogte worden gesteld

Teamworkdag

Als laatste en ook op langere termijn bedacht willen we bij de komst van de eerste vrouwen een teamworkdag organiseren, om elkaar wat beter te leren kennen en ook elkaars kwaliteiten te leren kennen.

Waarom deze uitingen

Directiebrief

De directiebrief is bedoeld om in eerste instantie de informatie bijeenkomst aan te kondigen, maar daarnaast ook om de boodschap over te brengen. Dit doen we via de directie om te laten zien dat de directie van de brandweer erachter zit en dat het wel degelijk serieus is.

Informatie bijeenkomst

Als eerste communicatie-instrument hebben we gekozen voor een informatie bijeenkomst / kick off. Dit zodat we persoonlijk kunnen vertellen wat de verandering is en op deze manier kan men ook gelijk gerichte vragen stellen met daarbij directe feedback. Zo blijven ze niet snel met vragen zitten.

Artikel in de Tam Tam

In de Tam Tam (personeelsblad van de brandweer) zal een artikel verschijnen, met daarin in het kort wat er in de informatiebijeenkomst is gezegd. Dit om alles wat gezegd is even rustig na te lezen.

Intranet

We maken gebruik van intranet zodat ze zelf thuis of op het werk ook nog kunnen kijken wat het nu allemaal inhoudt. En men kan het hier ook rustig nalezen en als ze dan nog met vragen of opmerkingen zitten kunnen ze dit kwijt op het forum of een directe vraag stellen via e-mail.

Posters + kaarten

In de communicatie is het ook belangrijk om visueel weer te geven. Vandaar dat we hebben gekozen voor posters en kaarten die op de werkplek hangen en liggen. Op deze manier worden ze ook op de werkplek er op een leuke manier mee geconfronteerd.

Tam Tam artikel

In de Tam Tam zal een interview verschijnen van een vrouw welke al bij de brandweer werkt. Op deze manier willen we de brandweermannen laten zien dat er al vrouwen bij de brandweer werken, maar ook om hun standpunt te laten zien en dat ze het ook wel degelijk kunnen.

Button

Met de button willen we ook weer een visuele tint geven aan de communicatie maar ook de brandweermannen laten spreken. De brandweermannen die ervoor zijn om vrouwen bij de brandweer te accepteren kunnen zon button krijgen en dragen. Dit om een beetje de informele kant naar voren te brengen.

Flyer + Teamworkdag

De teamworkdag is gepland op langere termijn. Als er op een gegeven moment vrouwen werken bij de brandweerkazerne zal er een teamworkdag worden georganiseerd. Dit om ze aan elkaar te laten wennen op een leuke manier. De teamworkdag zal worden aangekondigd doormiddel van een flyer, die elke brandweerman zal krijgen. We hebben hiervoor gekozen omdat we bij een flyer meer gebruik konden maken van kleuren en korte teksten en we een brief wat formeel vonden.

Budget

Tijdens de opzet van de campagne hebben we rekening gehouden met het reclamebudget van de kazerne. De campagne is vooral gericht op een kazerne en ook is er sprake van interne communicatie waardoor de kosten al een stuk minder zijn.

Mochten de kosten toch hoger uitvallen dan is er de mogelijkheid een instrument uit de campagne weg te halen zonder grote gevolgen.

Evaluatie